Verwerkersovereenkomst

Zodra jullie gastgegevens in Wedding Overview zetten, zijn jullie daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij jullie verwerker. Deze overeenkomst legt vast wat wij met die gegevens mogen doen, wat wij niet mogen doen, en waar jullie ons aan kunnen houden.

Versie 1.0, laatst bijgewerkt: 25 juli 2026

1. Partijen

Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en bij het privacybeleid. Bij tegenspraak over de verwerking van gastgegevens gaat deze overeenkomst voor.

2. Wie is waarvoor verantwoordelijk?

De rolverdeling is geen formaliteit: ze bepaalt wie moet melden bij een datalek en bij welke toezichthouder. Daarom staat ze hier expliciet, per soort gegeven.

Voor de gegevens waarvoor wij verantwoordelijke zijn, is de bevoegde toezichthouder de Gegevensbeschermingsautoriteit in België. Voor de gegevens waarvoor jullie verantwoordelijke zijn, is dat de toezichthouder van jullie eigen land, voor de meeste van onze gebruikers de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.

3. Waarvoor mogen wij de gegevens gebruiken?

Uitsluitend om Wedding Overview voor jullie te laten werken. Concreet:

• het opslaan en tonen van de gastenlijst, de uitnodigingsgroepen en de RSVP-antwoorden
• het versturen van uitnodigingen, herinneringen en berichten die jullie zelf opdracht geven te versturen
• het publiceren van jullie trouwwebsite en het laten werken van de persoonlijke RSVP-links
• het maken van de exports die jullie zelf aanvragen, bijvoorbeeld een dieetwensenlijst voor de cateraar
• het beveiligen van de omgeving, het voorkomen van misbruik en het bijhouden van auditsporen
• het maken van back-ups en het herstellen na een storing

Wij gebruiken gastgegevens niet voor eigen marketing, wij verkopen ze niet, wij verhuren ze niet en wij gebruiken ze niet om modellen te trainen. Wij combineren ze niet met gegevens van andere bruiloften.

4. Jullie instructiebevoegdheid

Jullie bepalen wat er met de gastgegevens gebeurt. Praktisch betekent dat: jullie kunnen op elk moment gegevens aanpassen of verwijderen, een export downloaden, de trouwwebsite op privé zetten, een RSVP-link intrekken en een medeplanner of trouwbureau toegang geven of ontnemen.

Krijgen wij een instructie waarvan wij denken dat die in strijd is met de wet, dan melden wij dat en voeren wij die instructie niet uit. Wij verwerken de gegevens niet voor een eigen doel dat jullie niet hebben opgedragen.

5. Geheimhouding en toegang

Iedereen die bij ons toegang kan hebben tot gastgegevens is tot geheimhouding gehouden. Wij houden de toegang zo klein als mogelijk: toegang tot gevoelige gastgegevens loopt via een aparte, extra beperkte weg en wordt vastgelegd in een auditspoor dat jullie zelf kunnen inzien.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. De belangrijkste zijn:

• versleutelde verbindingen naar de app, de trouwwebsites en de database
• versleutelde opslag van de database en van de geüploade bestanden
• toegangsscheiding per bruiloft in de database zelf, niet alleen in de schermen
• afgeschermde weergave en export van gevoelige gastgegevens, met een auditspoor per inzage
• tweede grens op de publieke gastensite: toegangscode, sessies met een korte levensduur en een blokkade na te veel pogingen
• beperking en controle van wie bij ons in de productieomgeving kan komen
• back-ups, bewaakte beschikbaarheid en een vastgelegde procedure voor incidenten

Geen enkel systeem is volledig foutloos of volledig beveiligd. Wij beloven daarom geen absolute veiligheid, maar wel dat wij op deze punten aanspreekbaar zijn.

7. Datalekken: wat wij doen en binnen welke termijn

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens melden wij dat onverwijld en in elk geval binnen 24 uur na vaststelling aan de betrokken koppels, ook als het beeld dan nog niet volledig is. Die 24 uur is bewust korter dan de wet ons oplegt: jullie hebben als verantwoordelijke zelf 72 uur om bij jullie toezichthouder te melden, en die termijn is alleen haalbaar als wij niet wachten tot wij alles begrijpen.

Wij leveren bij die melding in elk geval:

• wat er is gebeurd en wanneer, en of het nog voortduurt
• welke soorten gegevens en hoeveel gasten het betreft, of de best mogelijke schatting daarvan
• de vermoedelijke gevolgen en wat wij al hebben gedaan om het te beperken
• een contactpersoon bij ons

Gaat het om gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijke zijn, dan melden wij binnen 72 uur bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Onze volledige interne procedure, inclusief de beslisboom en de meldteksten, staat in het bestanddocs/DATALEK-PROCEDURE.md in onze eigen documentatie. Wil je die inzien, vraag hem dan op via hallo@weddingoverview.com.

8. Bijstand bij verzoeken van gasten

Meldt een gast zich bij ons met een verzoek over zijn gegevens, dan verwijzen wij hem naar jullie en laten wij jullie dat weten. Wij beantwoorden zo'n verzoek niet zelf, want de gegevens zijn niet van ons.

Hebben jullie hulp nodig om een verzoek uit te voeren, dan helpen wij binnen een redelijke termijn en zonder extra kosten: inzage, correctie, verwijdering, beperking of een export van de gegevens van die ene gast. Een gast kan zijn toestemming voor gevoelige gegevens ook zelf intrekken via zijn eigen RSVP-link; die intrekking is meteen zichtbaar in jullie omgeving.

9. Subverwerkers

Wij schakelen de partijen hieronder in, en niemand anders. Dit is de volledige lijst; het privacybeleid verwijst hiernaar in plaats van hem te herhalen.

Willen wij een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laten wij dat minstens dertig dagen vooraf weten per e-mail. Heb je bezwaar, dan kun je binnen die dertig dagen laten weten dat je de overeenkomst wil beëindigen; wij betalen dan het resterende deel van de eenmalige toegang naar redelijkheid terug.

Geen subverwerkers zijn de leveranciers die jullie zelf aanwijzen, zoals de cateraar die een dieetwensenlijst krijgt of het trouwbureau dat jullie toegang geeft. Die ontvangen gegevens op jullie instructie en jullie blijven daar zelf verantwoordelijke voor. Wij leveren alleen de knop.

10. Duur, wissen en teruggeven

Deze overeenkomst loopt zolang jullie Wedding Overview gebruiken. Daarna wissen wij de gastgegevens en de bruiloftsgegevens volgens de termijnen in hetprivacybeleid: uiterlijk twaalf maanden na de trouwdatum, of twaalf maanden na de laatste keer dat jullie hebben ingelogd wanneer er geen trouwdatum is ingevuld. Wij waarschuwen jullie daarvoor per e-mail, zodat jullie eerst een export kunnen downloaden.

Wissen betekent bij ons ook: de bestanden zelf, dus de geüploade documenten en foto's, en niet alleen de verwijzingen ernaar.

Twee dingen blijven langer staan, en dat is geen keuze van ons: betaal- en factuurgegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht, en gegevens die wij op grond van een andere wettelijke plicht moeten houden. Die bewaren wij afgeschermd en gebruiken wij voor niets anders.

11. Controle

Willen jullie nagaan of wij ons aan deze overeenkomst houden, dan geven wij op verzoek uitleg en inzage in de maatregelen uit paragraaf 6 en in de auditsporen van jullie eigen bruiloft. Wij zijn een kleine onderneming zonder externe certificering; wij doen daar geen andere voorstelling van zaken over.

12. Aanvaarding, versie en tijdstip

Deze overeenkomst geldt in de versie die op deze pagina stond op het moment dat je akkoord gaf. Je geeft dat akkoord bij het aanmaken van je account en opnieuw bij de aankoop van de volledige toegang. Wij leggen daarbij vast welke versie je hebt aanvaard en op welk tijdstip, zodat later na te gaan is welke tekst voor jou geldt.

De huidige versie is 1.0 van 25 juli 2026. Passen wij de overeenkomst aan, dan verhogen wij het versienummer, laten wij dat vooraf weten per e-mail en vragen wij bij een wezenlijke wijziging opnieuw je akkoord.

13. Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is Belgisch recht van toepassing, met de Algemene Verordening Gegevensbescherming als kader. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in België, onverminderd de rechten die je als consument hebt om je eigen rechter aan te spreken.