Bruiloft budget maken
Een budget geeft rust als je niet alleen het totaal ziet, maar ook wat al geboekt, betaald en nog open is.
Geld is voor veel stellen het ongemakkelijkste deel van de planning. De angst is bijna altijd dezelfde: dat het totaal ongemerkt oploopt en jullie pas aan het einde zien dat het uit de hand liep. Of dat er ruzie komt over waar het geld heen gaat. Die angst verdwijnt niet door minder naar de cijfers te kijken, maar juist door er vaker en rustiger naar te kijken. Een budget is geen straf. Het is een afspraak met elkaar, die jullie onderweg gewoon mogen bijstellen.
Werk met categorieën
Denk aan locatie, catering, fotografie, muziek, kleding, bloemen, vervoer, stationery en overig. Zo zie je waar het budget naartoe gaat. Tien tot twaalf categorieën is genoeg. Meer categorieën maken het niet preciezer, alleen drukker.
Stel: jullie totaalbudget is 20.000 euro. Bij veel bruiloften gaan locatie en catering samen met ongeveer de helft aan de haal, in dit voorbeeld dus zo'n 10.000 euro. Fotografie en video nemen misschien 2.500 euro, kleding 2.000, muziek 1.500, bloemen en styling 1.500, en de rest verdeelt zich over trouwringen, stationery, vervoer en overig. De exacte verdeling is aan jullie. Het punt is dat je hem opschrijft, want dan zien jullie meteen welke wens ten koste gaat van welke andere.
Reserveer daarnaast een aparte post onvoorzien van zo'n 10 procent, hier dus 2.000 euro. Er komt altijd iets tussendoor: een extra ombouwuur van de locatie, een tweede passessie, een vergeten bezorgtoeslag. Met een buffer is dat een boeking, zonder buffer is het een tegenvaller.
Bewaar schatting, offerte en definitief bedrag apart
Een schatting is iets anders dan een offerte. En een offerte is weer iets anders dan het definitieve bedrag. Houd die fases los. Een schatting is jullie eigen inschatting vooraf. Een offerte is wat een leverancier vraagt. Het definitieve bedrag is wat er in het contract staat, en dat kan later nog meegroeien met het aantal gasten.
Een voorbeeld met de fotograaf. Jullie schatten 2.500 euro. De eerste offerte komt binnen op 2.950, een tweede fotograaf vraagt 2.400. Jullie kiezen de tweede en boeken uiteindelijk voor 2.600 euro, omdat er een extra avonduur bij kwam. Als je alleen één bedrag per categorie bijhoudt, is die geschiedenis weg en weet je over drie maanden niet meer waarom er 2.600 staat in plaats van 2.400.
Let bij catering extra op bedragen per persoon. Een diner van 85 euro per persoon is bij 60 gasten 5.100 euro en bij 75 gasten 6.375 euro. Het definitieve bedrag staat daar pas vast als de RSVP's binnen zijn. Noteer dus het bedrag per persoon en het verwachte aantal, en reken opnieuw als de aantallen wijzigen.
Volg betaaltermijnen
Veel leveranciers werken met aanbetalingen en termijnen. Noteer vervaldatum, betaaldatum, bedrag en referentie. Een geboekte leverancier is bijna nooit één betaling, maar twee of drie momenten verspreid over maanden.
Neem een locatie van 8.000 euro. Vaak gaat dat in delen: bijvoorbeeld een aanbetaling van 2.000 euro bij het tekenen, 3.000 euro drie maanden voor de bruiloft en de laatste 3.000 euro in de week erna. Hebben jullie zes leveranciers met elk twee of drie termijnen, dan lopen er zo vijftien betaalmomenten door elkaar. Zonder overzicht wordt dat gokken. Met een lijstje per maand zien jullie precies: in maart staat er 4.500 euro open, in juni 6.200.
Controleer één keer per maand wat er de komende zes weken vervalt. Dat kwartiertje voorkomt gemiste termijnen, en gemiste termijnen zijn precies de mails waar je 's nachts wakker van ligt.
Koppel leveranciers en documenten
Bewaar contracten, facturen en offertes bij de juiste leverancier of budgetpost. Dat voorkomt zoeken vlak voor een betaling. Als de bloemist in mei vraagt of de aanbetaling van 300 euro al gedaan is, willen jullie het antwoord binnen een minuut kunnen vinden, met factuurnummer erbij.
Het maakt niet uit of dat in mappen op een gedeelde schijf gebeurt of in een planningsomgeving zoals Wedding Overview waar budgetpost, leverancier en document aan elkaar hangen. De regel is simpel: elk document heeft één vaste plek, en die plek is voor jullie allebei bereikbaar.
Bepaal samen wie wat betaalt
Naast wat iets kost, speelt er nog een vraag: van welke rekening komt het? Sommige stellen betalen alles van een gezamenlijke rekening, andere verdelen per categorie, en soms dragen ouders een deel bij. Spreek dat vroeg af en schrijf het op.
Stel dat de ouders van één van jullie 3.000 euro bijdragen en daar graag de catering mee steunen. Noteer dat bij de categorie catering als aparte dekking. Dan zien jullie dat het eigen aandeel in catering niet 6.000 maar 3.000 euro is, en voorkomen jullie dat dezelfde bijdrage in gedachten twee keer wordt uitgegeven.
Veelgestelde vragen
Hoe bepalen we ons totaalbudget?
Begin bij wat jullie kunnen en willen missen, niet bij wat een bruiloft "hoort" te kosten. Tel spaargeld dat jullie ervoor over hebben op bij wat jullie per maand opzij kunnen zetten tot de trouwdatum, plus eventuele bijdragen van familie. Dat getal is het budget, en elk bedrag kan een fijne bruiloft opleveren.
Wat als een categorie uit de hand loopt?
Compenseer binnen het totaal in plaats van het totaal op te rekken. Valt de locatie 1.000 euro duurder uit, kijk dan welke andere post 1.000 euro kan zakken. Zo blijft één tegenvaller één beslissing, en geen sneeuwbal.
Moeten we elke kleine uitgave bijhouden?
Nee. Boek kleine dingen zoals lint, kaarsen en bedankjes samen op één post decoratie en klein spul. Het budget moet jullie helpen beslissen, niet elke kassabon administreren.
Checklist
- Kies een totaalbudget en een post onvoorzien.
- Maak 10 tot 12 categorieën.
- Noteer schatting, offertebedrag en definitief bedrag apart.
- Houd betaald en nog te betalen apart.
- Noteer per betaling vervaldatum en referentie.
- Bewaar documenten bij de juiste leverancier.
- Controleer maandelijks wat eraan komt.