Tafelschikking maken voor je bruiloft
Tafels maken gaat makkelijker als je gasten, RSVP en bijzonderheden al netjes bij elkaar hebt.
De tafelschikking heeft een slechte naam. Het is het onderdeel waar familieverhoudingen, gescheiden ouders en die twee vrienden die elkaar niet liggen ineens allemaal tegelijk op tafel komen. Veel stellen schuiven het daarom voor zich uit. Dat hoeft niet. Een tafelschikking is gewoon een puzzel met een beperkt aantal stukjes, en negen van de tien gasten zijn allang blij met een plek naast iemand die ze kennen. Voor de rest is er altijd een oplossing, zeker als jullie op tijd beginnen.
Maak eerst tafels met capaciteit
Geef elke tafel een naam of nummer en noteer hoeveel plekken er zijn. Zo zie je meteen hoeveel ruimte je nog hebt. De vorm van de zaal en het meubilair van de locatie bepalen wat kan, dus vraag de locatie eerst welke opstellingen mogelijk zijn.
Stel: er blijven 62 gasten eten en de locatie heeft ronde tafels van 8. Dan hebben jullie 8 tafels nodig, met 64 plekken en dus 2 stoelen speling. Kiezen jullie voor lange tafels van 12, dan kom je op 6 tafels met 72 plekken en veel meer lucht. Dat verschil wil je kennen vóór je met namen gaat schuiven, niet erna.
Vul tafels bewust niet helemaal. Een tafel van 8 met 7 gasten zit prettig. Een tafel van 8 waar met veel passen en meten een negende stoel bij is geschoven, zit de hele avond krap.
Plaats alleen aanwezige gasten
Gebruik RSVP-status als basis. Zo voorkom je dat afgemelde gasten toch in je tafelplan komen. Begin daarom pas serieus met plaatsen na de RSVP-deadline, als de aantallen vaststaan. Alles daarvoor is schetswerk dat je grotendeels opnieuw doet.
Een voorbeeld van hoe het misgaat: jullie maken de schikking drie weken voor de deadline, met 70 verwachte eters. Daarna zeggen 6 mensen af en komen er 2 late toezeggingen bij. Wie dan met een papieren plattegrond werkt, mag drie tafels opnieuw uittekenen. Werk je vanuit een gekoppelde gastenlijst, zoals in Wedding Overview, dan zie je de afmeldingen vanzelf uit het plan verdwijnen en blijven alleen de open plekken over.
Let op kinderen en dieetwensen
Voor catering is het handig om per tafel te kunnen zien welke dieetwensen of allergieën meespelen. De bediening loopt met borden door de zaal en moet weten dat op tafel 3 twee vegetarische hoofdgerechten horen en op tafel 6 het glutenvrije bord.
Maak voor de cateraar een simpel overzicht per tafel: tafel 1, 8 personen, 1 vegetarisch; tafel 2, 7 personen, 1 notenallergie; en zo verder. Dat lijstje van tien regels voorkomt dat er op de avond zelf hardop door de zaal wordt geroepen wie de allergie had.
Denk bij kinderen ook aan de plek zelf. Vier kinderen tussen de 4 en 9 jaar kunnen bij hun ouders zitten, maar een eigen kindertafeltje met wat te kleuren werkt vaak beter, het liefst dicht bij een ouder en niet naast de speakers.
Voorkom dubbele plaatsing
Eén gast hoort in één indeling maar één plek te hebben. Controleer dubbele plaatsingen voordat je het overzicht deelt. Dubbelingen ontstaan sneller dan je denkt: jullie schuiven oom Peter van tafel 5 naar tafel 2, maar op de oude versie van de plattegrond staat hij nog op allebei.
Loop als eindcontrole de telling na. Als er 62 gasten blijven eten, moeten er precies 62 namen geplaatst zijn. Kom je op 63 uit, dan zit er een dubbeling in. Kom je op 60 uit, dan zijn twee mensen vergeten, en dat wil je nu ontdekken en niet als iemand op de avond zelf zoekend door de zaal loopt.
Kies een logica voor wie bij wie zit
Het schuiven met namen wordt makkelijker met een paar eenvoudige regels. Zorg dat iedereen minstens twee bekenden aan tafel heeft. Meng gerust vriendengroepen, maar laat niemand als enige buitenstaander tussen een hechte club zitten. En zet gasten die elkaar beter niet treffen gewoon aan verschillende kanten van de zaal, zonder er verder een punt van te maken.
Bij gescheiden ouders werkt één vraag vooraf het best: vraag beide ouders apart of er iets is waar jullie rekening mee moeten houden. Meestal is het antwoord geruststellend, en zo niet, dan lossen twee tafels afstand vrijwel alles op. Vergeet ook jezelf niet: kies bewust of jullie een eigen tafel willen, aanschuiven bij vrienden, of tussen de gangen door willen rouleren.
Veelgestelde vragen
Wanneer maken we de tafelschikking?
Serieus plaatsen doe je na de RSVP-deadline, meestal 4 tot 6 weken voor de bruiloft. Eerder mag je alvast tafels en een grove indeling in gedachten klaarzetten, maar plan er niet te veel avonden voor in zolang de aantallen bewegen.
Vaste plekken of alleen vaste tafels?
Een vaste tafel per gast is meestal genoeg, dan kiezen mensen hun stoel zelf. Vaste stoelen zijn vooral handig bij een uitgeserveerd diner met verschillende gerechten per persoon, omdat de bediening dan precies weet welk bord waarheen gaat.
Wat doen we met afzeggingen in de laatste week?
Niet de hele puzzel opnieuw leggen. Haal de naam weg, en alleen als een tafel daardoor erg leeg wordt, bijvoorbeeld 4 mensen aan een tafel van 8, voeg je die samen met een andere tafel. Geef de wijziging wel meteen door aan cateraar en locatie.
Checklist
- Opstellingen en tafelmaten opvragen bij de locatie.
- Tafels en capaciteit aanmaken.
- Alle aanwezige gasten plaatsen, met bekenden aan tafel.
- Vrije plekken en totaaltelling controleren.
- Dieetwensen per tafel checken.
- Cateraarsoverzicht voorbereiden.
- Wijzigingen in de laatste week doorgeven aan cateraar en locatie.